Privacyreglement

‌1. Definities

In deze algemene voorwaarden wordt verstaan onder:

Persoonsgegevens
Elke gegeven betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon.

Gezondheidsgegevens
Persoonsgegevens die direct of indirect betrekking hebben op de lichamelijke of geestelijke gesteldheid van de betrokkene.

Betrokkene
Degene op wie een persoonsgegeven betrekking heeft.

Bestand
Elk gestructureerd geheel van persoonsgegevens, ongeacht of dit geheel van gegevens gecentraliseerd is of verspreid is op een functioneel of geografisch bepaalde wijze, dat volgens bepaalde criteria toegankelijk is en betrekking heeft op verschillende personen.

Verwerking persoonsgegevens
Elke handeling of elk geheel van handelingen met betrekking tot persoonsgegevens, waaronder in ieder geval het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiding of enige andere vorm van terbeschikkingstelling, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, alsmede het afschermen, uitwissen of vernietigen van gegevens.

Verzamelen persoonsgegevens
Het verkrijgen van persoonsgegevens.

Verstrekken persoonsgegevens
Het bekend maken of ter beschikking stellen van persoonsgegevens.

Verantwoordelijke
De natuurlijk persoon, rechtspersoon of ieder ander die of het bestuursorgaan dat, alleen of samen met anderen, het doel van en de middelen voor verwerking van persoonsgegevens vaststelt.

Bewerker
Degene die ten behoeve van de verantwoordelijke persoonsgegevens verwerkt, zonder aan zijn rechtstreeks gezag te zijn onderworpen.

Verwerker
Degene die persoonsgegevens verzamelt of verwerkt namens Vaktherapie Hoogbegaafdheid.

Derde
Ieder, niet zijnde de betrokkene, de verantwoordelijke, de bewerker, of enig persoon die onder rechtstreeks gezag van de verantwoordelijke of bewerker gemachtigd is om persoonsgegevens te verwerken.

Toestemming van de betrokkene
Elke vrije, specifieke en op informatie beruste wilsuiting, waarmee de betrokkene toestemming verleent dat hem of haar betreffende persoonsgegevens worden verwerkt.

2. Toepassing

Het privacyreglement is van toepassing op de gehele (geautomatiseerde) verwerking van persoonsgegevens van de cliënt en nadere betrokkene(n) van Vaktherapie Hoogbegaafdheid. Wij vinden dat persoonsgegevens met de grootst mogelijke zorgvuldigheid moeten worden behandeld. Bij de verwerking van de persoonsgegevens handelen wij overeenkomstig de Algemene Verordening Gegevensbescherming en overige privacywetgeving.

De verwerking van persoonsgegevens van cliënt of betrokkene vindt plaats ten behoeve van de uitvoering van de zorg- en/ of dienstverlening aan cliënt, het voeren en/of beheren van de cliëntenadministratie, het ontwikkelen en evalueren van beleid, het analyseren van incidenten en/of calamiteiten, het doen van wetenschappelijk onderzoek en advisering, een verantwoordelijke bedrijfsvoering, waaronder het kunnen voldoen aan wettelijke taken en/of verplichtingen.

Persoonsgegevens kunnen worden opgenomen in een persoonsregistratie op grond van:

• Vrijwillige, ondubbelzinnige en expliciete toestemming van de cliënt;
• Het uitvoeren van de zorg- en of dienstverleningsovereenkomst aan cliënt;
• Een gerechtvaardigd (bedrijfs)belang;
• Het nakomen van wettelijke verplichten in het kader van goede zorgverlening;
• Noodzakelijke gegevensverwerking met het oog op het belang van een derde of de verantwoordelijke, tenzij dat belang strijdig is met het belang van de cliënt (belangenafweging).

3. Wijziging

Het privacyreglement kan slechts gewijzigd worden door Vaktherapie Hoogbegaafdheid.

4. Verzamelen en verwerken van persoonsgegevens

Afhankelijk van de diensten en functionaliteit waar je gebruik van maakt, kunnen wij de volgende persoonsgegevens verwerken.

4.1 Website

Via de website kunnen de volgende gegevens worden verzameld:

4.1.1 Cookies

Vaktherapie Hoogbegaafdheid maakt geen gebruik van cookies en verzamelt geen andere gegevens van uw websitebezoek.

4.1.2 Contactformulier

Vaktherapie Hoogbegaafdheid bewaart uw gegevens die u toestuurt via het contactformulier zolang nodig is voor de volledige beantwoording en afhandeling daarvan. Het gaat daarbij om de volgende persoonsgegevens die worden verzonden:

• Uw naam
• Uw e-mail
• Uw telefoonnummer
• Onderwerp
• Uw bericht (informatie die door u wordt ingevuld)

Uw gegevens worden via een beveiligde SSL verbinding verzonden en worden opgeslagen in de postvak in van mogenpro@gmail.com .

4.2 Persoonlijke en medische gegevens in het kader van goede zorgverlening

De volgende persoonsgegevens worden verzameld:

1. Voorletter(s)
2. Voornaam
3. Indien van toepassing: tussenvoegsel
4. Achternaam
5. Geboortedatum
6. Geboortenaam
7. Adresgegevens
8. Postcode
9. Woonplaats
10. E-mailadres
11. Telefoonnummer
12. Geslacht
13. Medische gegevens (hulpvraag, omschrijving, gezondheidsgegevens, aantekeningen en andere stukken zover deze relevant zijn)
14. Registratie en verwerking van het Burgerservicenummer (BSN) wordt uitgevoerd volgens de Wet Burgerservicenummer in de zorg.

Indien van toepassing worden ook de volgende gegevens verzameld:

• NAW en contactgegevens wettelijke vertegenwoordigers
• Klachten, incidenten en calamiteiten

De zorgverleners van Vaktherapie Hoogbegaafdheid zijn verplicht om een dossier in te richten, waarin de genoemde gegevens worden opgeslagen. Hiervoor maakt zorgverlener gebruik van een beveiligd elektronisch cliëntendossier van Praktijkdata die voldoet aan de geldende wetgeving. Met Praktijkdata is een service- en bewerkersovereenkomst gesloten, waarin de verantwoordelijkheden en aansprakelijkheden staan wanneer privacyregels niet worden nageleefd zoals overeengekomen. De facturering verloopt via MijnDiad en hier worden gegevens 2 t/m 10 in verwerkt. Ook met MijnDiad is een service- en bewerkersovereenkomst gesloten. Uw gegevens worden bewaard volgens de wettelijke bewaartermijnen:

• Financiële gegevens: 7 jaar na einde zorgverlening
• Medische gegevens: 15 jaar na einde zorgverlening
• Klachten: 2 jaar na einde klachtafhandeling

5. Verstrekken van persoonsgegevens

5.1 Interne gegevensverstrekking

Binnen de organisatie en onder verantwoordelijkheid van de organisatie kunnen persoonsgegevens worden verstrekt aan zorgverleners, die direct betrokken zijn bij de zorgverlening aan de cliënt voor zover noodzakelijk voor de uitoefening van hun taak.

5.2 Externe gegevensverstrekking

Buiten de organisatie kunnen onder verantwoordelijkheid van de medewerkers van Vaktherapie Hoogbegaafdheid persoonsgegevens worden verstrekt aan:

• Op verzoek aan personen die direct betrokken zijn bij de zorgverlening aan de cliënt, voor zover noodzakelijk voor de uitoefening van hun taak. Dit uitsluitend met toestemming van de cliënt en/of diens wettelijk vertegenwoordiger.
• Aan organen genoemd in de Wmo dan wel de Wlz, Jeugdwet ten behoeve van de financiering van de hulpverlening mogen de volgende gegevens worden verstrekt:

- Hoofdaannemer: indien dit contractueel is vastgelegd.
- Gemeente: de verwerking geschiedt op basis van de afgegeven beschikking.

• Ingevolge wettelijke voorschriften.

In het kader van externe audits wordt nadrukkelijk om schriftelijke toestemming gevraagd van de cliënt of diens vertegenwoordiger tot inzage in het dossier op de dag van de audit.

5.3 Klachten omtrent gegevensverstrekking

Een cliënt, die meent dat jegens hem is of zal worden gehandeld in strijd met dit privacyreglement, heeft Vaktherapie Hoogbegaafdheid een klachtenregeling, welke op de website is gepubliceerd. Het staat de cliënt ook vrij om gebruik te maken van de mogelijkheden om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.

6. Toegang en beveiliging van persoonsgegevens

Onverminderd eventuele wettelijke voorschriften hebben alleen toegang tot persoonsgegevens:

• Website: het management
• Zorgverlening: de zorgverleners die betrokken zijn bij uw behandeling en/of begeleiding en medewerker cliëntadministratie in het kader van beheer

Vaktherapie Hoogbegaafdheid draagt zorg voor de nodige voorzieningen van technische en organisatorische aard ter beveiliging van een persoonsregistratie tegen verlies of aantasting van de gegevens en tegen onbevoegde kennisneming, wijziging en verstrekking daarvan. Alle medewerkers, die krachtens hun functie kennis hebben van persoonsgegevens zijn verplicht tot geheimhouding ten opzichte van ieder ander, voor zover deze ingevolge hun functie geen kennis hoeven te dragen van de betreffende gegevens.

Behoudens wettelijke voorschriften stelt het management vast hoe lang de in de registratie opgenomen persoonsgegevens bewaard blijven. Vernietiging vindt plaats binnen een termijn van een jaar na afloop van de bewaartermijn, tenzij er een klacht is ingediend waarbij de gegevens betrokken zijn, een gerechtelijke procedure een langere bewaarplicht oplegt of tenzij specifieke wetten anders vermeld. De bewaartermijn kan worden verlengd na toestemming van de cliënt. Indien de bewaartermijn van de persoonsgegevens is verstreken of de betrokkene een verzoek doet tot verwijderen vóór het verstrijken van de bewaartermijn, worden de desbetreffende gegevens binnen een termijn van drie maanden verwijderd.

7. Cliëntrechten privacygegevens

Vanuit de Algemene Verordening Gegevensbescherming heeft u een aantal rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:

• U kunt een verzoek indienen voor inzage in of een afschrift van welke persoonsgegevens er van u verwerkt worden en voor welke doeleinden die persoonsgegevens worden gebruikt
• U kunt een verzoek indienen voor aanvulling, verwijdering en correctie van de verwerkte persoonsgegevens
• U kunt uw verleende toestemming om bepaalde persoonsgegevens te verwerken op ieder moment in te trekken
• U kunt bezwaar aantekenen tegen de manier waarop uw persoonsgegevens worden gebruikt
• U kunt vagen of wij uw gegevens over willen dragen naar een andere partij.

Indien u gebruik wenst te maken van uw rechten, dan kunt u een aanvraag indienen. Hiervoor dient u het volgende formulier gebruiken. Om misbruik te voorkomen vragen wij u om u bij een schriftelijk verzoek te legitimeren, door een kopie van een geldig legitimatiebewijs mee te sturen. Vergeet niet om op de kopie uw BSN en pasfoto af te schermen; hiervoor kunt u bijvoorbeeld de KopieID-app gebruiken.

Wanneer u een verzoek tot inzage, correctie, wijziging en/of verwijderen bij ons indient, zorgen wij ervoor dat uw verzoek binnen 4 weken is afgehandeld. Indien wij niet of slechts gedeeltelijk gehoor kunnen geven, wordt dit schriftelijk binnen 4 weken gemotiveerd medegedeeld.

8. Vragen of feedback

Wij controleren regelmatig of we aan het privacyreglement voldoen. Als u vragen of feedback heeft over dit privacyreglement, kunt u met ons opnemen:

Vaktherapie Hoogbegaafdheid

Zuijder Vlaerdinge 16
1704 MZ Heerhugowaard

mogenpro@gmail.com
Tel. 06-20124433

‌*‌ Laatste update: 1 mei 2023